Integrale bedrijfssoftware voor wereldwijde promotie Holland door NBTC

09/09/2009

Bijna iedere Nederlander kent de slogan 'Lekker weg in eigen land' wel. In Frankrijk, Japan, China, de Verenigde Staten en talloze andere landen wordt ons land met het merk 'Holland' gepromoot. De regie van deze Holland-promoties in binnen- en buitenland is in handen van het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen (NBTC). "Sinds we de overstap hebben gemaakt naar WebSolutions QX van AllSolutions, is ons financieel-administratieve proces fors verbeterd", stelt controller Rob van der Werf.
 
Meer toeristen naar en binnen Nederland, dat is het doel van de Holland-promotie. Niet alleen met de traditionele molen en de tulp, maar ook met hedendaagse kunst, cultuur en design. Daarnaast stimuleert het NBTC het zakelijk reisverkeer naar en in Nederland.
"We ontvangen een rijksbijdrage van het ministerie van Economische Zaken om de bestemming Holland te promoten", vertelt Van der Werf. "De overige inkomsten ontvangen we van derden; dit zijn bedrijven en instellingen die bijdragen aan campagnes of diensten leveren in het kader van marketingactiviteiten."
Het hoofdkantoor van het NBTC staat in Leidschendam. De organisatie beschikt daarnaast over een wereldwijd netwerk van elf vestigingen in Europa, Azië en Noord-Amerika en een vertegenwoordiging in India. Er werken in totaal ongeveer 160 mensen.

Minder steun, meer marktpartijen

Het NBTC zoekt nadrukkelijk de samenwerking met toeristische en niet-toeristische organisaties in binnen- en buitenland. Van der Werf: "Wij brengen partijen bij elkaar en ondersteunen ze met kennis, een netwerk en marketingactiviteiten. Door krachten en middelen te bundelen, bereiken we meer mensen en doelen. Nederland wil vooral bezoekers aantrekken die de meeste economische waarde creëren. Kortom, reizigers met een ruimer bestedingspatroon."

"We wilden aan de slag met innovatieve, maar wel bewezen technologie"

Effectief en efficiënt

Het NBTC heeft al enkele jaren te maken met krimpende budgetten. "Dit dwingt ons efficiënter en effectiever te werken", legt Van der Werf uit. "We moeten de economische doelstellingen van het ministerie halen, zoals marktbehoud ten opzichte van de ons omringende landen en een groei van het aantal bezoekers. We willen daarbij ook realiseren dat bezoekers meer gaan uitgeven op verschillende locaties in Nederland. Nederland is immers zoveel meer dan de trekpleister Amsterdam en biedt veel diversiteit op de vierkante kilometer.Met de afname van overheidssteun, zullen we meer gelden moeten genereren uit de markt, waarbij we wel onze onafhankelijkheid moeten bewaren."

Betere performance

De backoffice wordt in Leidschendam verzorgd. Marcel Kellner, hoofd financiële administratie en Paola Zee, consultant en projectmanager, zijn samen met Rob van der Werf betrokken geweest bij de aanschaf van een nieuw systeem voor de informatievoorziening. "We hadden één leverancier voor de hosting van onze websites, de kantoorautomatisering en ons bedrijfsinformatiesysteem", vertelt Marcel Kellner. "We hadden behoefte aan een kleiner, flexibeler, minder complex en betrouwbaarder systeem. Bovendien waren de buitenlandse verbindingen erg kostbaar en kostte het veel tijd om kwartaalrapportages te genereren. Verbetering van het bestaande systeem was geen optie; alleen met een nieuw pakket konden we de gewenste verbeterslag maken."

Selectie

Het NBTC stelde de eisen en wensen op. "Een van de belangrijkste criteria was dat het systeem multi-currency moest zijn; we hebben immers met meerdere valuta te maken", licht Kellner toe. "Verder moest het webbased zijn, gezien ons internationale bedrijfsvoering. We wilden aan de slag met innovatieve, maar wel bewezen technologie: het systeem moest operationeel zijn bij meer dan vijftig klanten. Op jaarbasis doen we zo'n 600 tot 700 projecten. Kenmerkend voor onze projectorganisatie is dat we op één project meerdere partners moeten kunnen onderbrengen. Soms doen we zaken met meer dan twintig partners die financieel bijdragen aan een project en gaandeweg sluiten er weer nieuwe partners aan."

"De integrale, webbased oplossing WebSolutions QX leverde de standaardoplossing waar het NBTC naar zocht."

Live demo

Van de longlist werden drie partijen uitgenodigd voor een presentatie. Paola Zee: "We hebben ze een business case gestuurd, omdat we wilden zien hoe de systemen werkten met gegevens uit onze praktijk. De demo's werden beoordeeld door de gehele projectgroep, waarin gebruikers van alle geledingen van de organisatie waren vertegenwoordigd. AllSolutions met hun pakket WebSolutions QX was op meerdere fronten overtuigend winnaar. Hun presentatie was uniek: ze deden het live. Ze namen daarmee een groot risico vonden we, maar daarmee hebben ze wel de kracht van hun webbased-oplossing laten zien. Tijdens de presentatie maakten ze een verbinding met hun server en we konden precies zien hoe en hoe snel het online werkte. Dat is toch realistischer dan een lokale demo-omgeving."

Stappenplan

De integrale, webbased oplossing WebSolutions QX leverde de standaardoplossing waar het NBTC naar zocht. "Alleen bij projecten is een klein stuk maatwerk gemaakt", vertelt Kellner.
In oktober 2007 werd het contract getekend en per 1 februari 2008 was het systeem live en gereed voor het nieuwe boekjaar. De implementatie verliep soepel. Zee: "We hebben de inrichting zelf gedaan en een dag in de week was er een consultant van AllSolutions. In het pakket zit een stappenplan, waarmee je steeds dieper het systeem in gaat. We hebben het goed kunnen afstemmen op ons gebruik en de overbodige functionaliteit hebben we afgeschermd voor de gebruiker."
Meer dan 140 gebruikers van het NBTC werken inmiddels met de modules Projecten, CRM, Urenregistratie, Financieel en een deel van HRM. Paola Zee verzorgde de gebruikerstrainingen en schreef de handleidingen, ondersteund door de collega's in het projectteam: "Het nieuwe systeem werd snel geaccepteerd: het vorige pakket was ingewikkeld en dit is gebruiksvriendelijk en transparant."

"Wij ontwikkelen verder als organisatie en het pakket én de leverancier groeien met ons mee."

Managementrapportages

Het NBTC is met de invoering van WebSolutions QX overgestapt van kwartaal- naar maandrapportages. Van der Werf: "Ons financieel-administratieve proces is fors verbeterd. De kwaliteit van de gegevens is toegenomen: de informatie is actueel en betrouwbaar. Het genereren van managementrapportages verloopt eenvoudiger en sneller, waardoor we ook eerder en doelmatiger kunnen ingrijpen. De visuele rapportages stellen het management in staat op elk gewenst moment de meeste recente (financiële) informatie in te zien via het beschikbare dashboard."
Elk kwartaal worden er via videoconferencing evaluaties gehouden met de buitenlandse vestigingen. "We draaien dan WebSolutions live en zoomen in op de projectvoortgang", vertelt Van der Werf. "Onze volgende stap is te gaan werken met de Business Monitoring module die AllSolutions momenteel ontwikkelt, de rapportage rondom Kritieke Prestatie Indicatoren. Wij ontwikkelen verder als organisatie en het pakket én de leverancier groeien met ons mee."


Over het NBTC
Het NBTC is de leidende destinatiemarketingorganisatie die het toeristisch en zakelijk reisverkeer naar en in Nederland bevordert middels de merken Holland en Lekker weg in eigen land. Het NBTC is actief in Europa, Azië en Noord-Amerika. Kijk voor meer informatie op www.nbtc.nl

Links op pagina